На главнуюВыпуски журнала → Електронний документообіг: як розпочати та яких помилок уникати

Електронний документообіг: як розпочати та яких помилок уникати


  Костянтин Юрченко - Комерційний директор сервісу цифрових рішень для бізнесу “Вчасно”

COVID-2019 беззворотньо змінив діловий світ. Рівень діджиталізації швидко зростає. Якщо до минулого року електронний документообіг був ознакою інноваційності компанії, то в умовах карантину з конкурентної переваги цей інструмент перетворився на обов’язковий. Що виграють банки, відмовляючись від паперу, як це зробити швидко та без помилок, розповів Костянтин Юрченко, комерційний директор сервісу цифрових рішень для бізнесу “Вчасно”.

Чому цифра, а не папір

Не дивно, що минулоріч компанії масово почали переходити на електронні документи.

А як ще можна узгодити і підписати договір, коли всі працюють віддалено? Як оформити угоду з клієнтом, коли він не може вийти з дому або просто вже звик усі послуги замовляти онлайн? Лише у нашому сервісі кількість клієнтів зросла майже вдвічі.

Небезпека контактів. Порахуйте, скільки у вас бізнес-партнерів, клієнтів, постачальників? З ними усіма ви або ваші колеги контактуватимуть через папір. Сюди ж додайте кур‘єрів та працівників пошти. Ситуація з коронакризою навряд чи покращиться найближчим часом. Але окрім небезпеки для здоров’я, є ще й загроза конфіденційності. Чим більше сторонніх контактів, тим ризикованіше.

Затримки в підписанні. Лист із договором або актом виконаних робіт може йти тиждень лише в один бік. Тож завершеним документ стане за два тижні — в найкращому випадку, якщо не буде помилок. Особливо в умовах кризи такий касовий розрив, коли послуга або товар надаються зараз, а гроші прийдуть аж за два тижні — неприпустимий! Електронні документи скорочують цей час до декількох годин.

Турбота про клієнтів. В інтернеті сьогодні можна замовити майже все. Тому необхідність кудись йти, приносити папери багато хто сприймає як відсутність сервісу. З великою ймовірністю з двох майже однакових надавачів послуг людина обере того, хто надасть можливість все зробити онлайн. Чому б у такий спосіб не заручитися лояльністю клієнтів?

Економія. Відмова від паперу — це просто дешевше. Рахуйте. Роздрукувати, покласти в конверт і відправити документ поштою коштує щонайменше 25 грн, кур’єром — 70-80 грн. А на відправку електронного документу ви витратите близько 2 грн або навіть менше. В сервісі «Вчасно» є можливість, наприклад, надсилати необмежену кількість документів безкоштовно. При цьому ви ще заощаджуєте за рахунок того, що не треба витрачатися на друк, пошту або кур’єра.

Зберігання. Коли більшість часу або повністю працівники компанії працюють віддалено, то виникає проблема із доступом до архіву. Недоступні співробітникам і ті документи, що були підписані раніше. Можна, звичайно, все сканувати та завантажувати у хмару. Однак це рішення, м‘яко кажучи, нераціональне. До того ж, скан-копія — це не документ.

Чек-лист переходу на електронні документи

Отже, що робити? Впроваджувати електронний обмін документами, якщо ви досі цього не зробили. Ось чотири основні кроки.

Крок 1.

Виберіть провайдера електронного документообігу. Надайте перевагу хмарному сервісу: його швидко та просто почати використовувати. Достатньо зареєструватися на сайті. Також важливою є ціна використання — і не лише для вас, але й для ваших контрагентів або клієнтів. Наприклад, у сервісі “Вчасно” реєстрація займає щонайбільше 3 хвилини, можна безкоштовно надсилати та підписувати документи, а також безпечно та надійно зберігати їх у хмарному сховищі.

Крок 2.

Для початку оберіть один або декілька наймасовіших документів у компанії. Зазвичай, це акти виконаних робіт, видаткові накладні, акти передачі, договори постачання, тощо. Наприклад, Національний банк України в електронний формат перевів закупівельні договори, а також всі документи, пов’язані з їхнім адмініструванням.

OTП Банк, ПУМБ, Універсал Банк (Mono) також розпочали з оцифрування процесу закупівель та роботи з постачальниками. Крім того, Універсал Банк обмінюється зі своїми клієнтами-ФОП всіма документами за послугою “Покупка частинами” в електронному вигляді.

Крок 3.

Повідомте вашим контрагентам (клієнтам), що починаєте використовувати електронні документи, і попросіть їх також зареєструватися в тому ж сервісі, що ви обрали. Перевірте, можливо ваші партнери вже ним користуються.

Якщо з кимось із контрагентів у вас уже є чинний паперовий договір, запропонуйте підписати додаткову угоду і домовитися про перехід на онлайн-обмін документами.

В НБУ, наприклад, у договорах із постачальниками прописують, що можлива як паперова форма, так і електронна. А фахівці, що супроводжують ці договори, пропонують контрагентам переходити на електронний обмін та пояснюють, чому це вигідно.

Крок 4.

Створіть пакет документів у вашій обліковій системі або CRM, завантажте у сервіс, підпишіть та відправляйте контрагенту. Для підпису електронних документів необхідно мати цифровий підпис.

А далі вже, поступово, переводьте в цифру й інші типи документів, наприклад, внутрішні накази, розпорядження, тощо. Чим менше залишатиметься паперу в ваших процесах, тим відчутніше буде ефект від електронного документообігу.

Не робіть так

Якщо вам здається, що краще дати завдання своїм айтішнікам і зробити свій власний електронний документообіг, вам здається. Ви даремно витратите на розробку і подальше обслуговування багато грошей і часу. Навіщо? На це вже давно немає часу. На ринку багато готових рішень з великим покриттям користувачів, які можна одразу почати використовувати і легко навчити співробітників.

Проте це не означає, що з стороннім провайдером перехід на електронні документи відбудеться сам собою. Обов’язково в компанії має бути людина, яка горить цим проектом, має всі повноваження для його реалізації та уявляє бажаний результат. Лише так процес буде постійно рухатися.

Ще поширеною помилкою є тримати в напрузі команду і нічого не розповідати: що зміниться, для кого, нас звільнять? Такі чутки не лише демотивують працівників, але й можуть призвести до “тихого” саботажу. Не призводьте до такого. Розповідайте та пояснюйте всі етапи впровадження електронних документів: які результати отримають всі, а не лише компанія. Якщо люди почуватимуться в безпеці, вони швидше навчатимуться та адаптуватимуться до змін.


Редакція МФ Клубу «БАНКИРЪ»

 
БАНКИ СНГ, Балтии, Грузии
G
M
T
Звуковая функция ограничена 200 символами
КОНТАКТНАЯ ИНФОРМАЦИЯ:

тел.: (067) 501-01-66 (050) 523-56-46
e-mail:
bank@banksinfo.kiev.ua
Сайты:
www.DC.banksinfo.kiev.ua
http://digital-world.banksinfo.kiev.ua
Официальный сайт:
www.banksinfo.kiev.ua
Страница Facebook:
www.facebook.com/bankir.magazine
Linkedin: https://www.linkedin.com/company/club-bankir
Юридическая поддержка